top of page

Privacyverklaring.

Laatst bijgewerkt: 10 augustus 2026

​

Bij Viako gaan we zorgvuldig om met mensen. Dat geldt voor onze dienstverlening, maar ook voor de gegevens die u met ons deelt.​ In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoe we deze gegevens beschermen en welke rechten u heeft. We proberen dat zo duidelijk mogelijk te doen, zonder onnodig ingewikkelde juridische taal.

​

Deze privacyverklaring is onder meer van toepassing wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, zich inschrijft voor communicatie van Viako, met ons samenwerkt of bij ons solliciteert.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke is:

Viako Schoonmaakdiensten

Hoofdweg 146

9421PB Bovensmilde
KvK: 99571927
E-mail: hallo@viako.nl

​

Viako bepaalt voor welke doeleinden persoonsgegevens worden gebruikt en op welke manier dit gebeurt.

​

Voor de website, formulieren, CRM, CMS en bepaalde e-mailfunctionaliteiten maken wij gebruik van Wix. Bij gegevens die Wix namens Viako verwerkt, blijft Viako verantwoordelijk voor het doel en gebruik van deze persoonsgegevens. Wix treedt daarbij in beginsel op als verwerker.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop u met ons in contact komt.

Wanneer u onze website gebruikt of contact met ons opneemt, kunnen wij bijvoorbeeld verwerken:

​

  • uw voor- en achternaam;

  • bedrijfs- of organisatienaam;

  • functie;

  • adres- en locatiegegevens;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • informatie die u in een contact- of offerteformulier invult;

  • de dienst of sector waarin u geïnteresseerd bent;

  • correspondentie en contactgeschiedenis;

  • afspraken, offertes en gegevens rondom een eventuele opdracht;

  • technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie en bezochte pagina's;

  • cookie- en toestemmingsgegevens;

  • gegevens die u zelf op een andere manier aan ons verstrekt.

​

Wanneer u een formulier via onze website invult, kunnen de gegevens uit contactvelden worden opgeslagen in het CRM/contactensysteem van Viako. We vragen u om via algemene contactformulieren geen medische gegevens, BSN-nummers of andere bijzondere of gevoelige persoonsgegevens te versturen, tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen en daarvoor een passende en beveiligde werkwijze hebben ingericht.

3. Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

Uw vraag te beantwoorden

Wanneer u belt, mailt of een formulier invult, gebruiken we uw gegevens om te reageren en contact met u te onderhouden.

 

Een offerte of samenwerking voor te bereiden

Wanneer u interesse heeft in onze dienstverlening, gebruiken we uw gegevens om uw aanvraag te beoordelen, afspraken te maken, een locatiebezoek te plannen en een passend voorstel op te stellen.

​

Onze dienstverlening uit te voeren

Bij klanten en opdrachtgevers verwerken we contact- en administratieve gegevens voor de uitvoering en organisatie van onze werkzaamheden.

​

Onze klant- en relatieadministratie bij te houden

We kunnen gegevens in ons CRM bewaren om contactmomenten, aanvragen, afspraken en zakelijke relaties overzichtelijk te beheren.

​

Onze administratie te voeren

Bijvoorbeeld voor overeenkomsten, facturatie, betalingen en onze wettelijke administratieplicht.

​

Onze website te laten functioneren en verbeteren

We kunnen technische en analytische informatie gebruiken om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt, fouten te herkennen en de website gebruiksvriendelijker te maken. Voor niet-essentiële analyse- en trackingtechnologieën vragen we waar nodig vooraf toestemming.

​

U informatie of nieuws te sturen

Als u zich daarvoor heeft aangemeld, kunnen we uw e-mailadres gebruiken voor nieuws, updates of andere communicatie van Viako. U kunt zich altijd weer afmelden.

​

Sollicitaties te behandelen

Wanneer u bij Viako solliciteert, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw sollicitatie te beoordelen en hierover met u te communiceren.

​

De AVG staat verwerking onder andere toe wanneer dit nodig is voor een overeenkomst of de voorbereiding daarvan, wanneer een wettelijke verplichting geldt, op basis van toestemming of op basis van een gerechtvaardigd belang waarbij de belangen van de betrokkene zijn meegewogen.

4. Contact- en offerteaanvragen

Wanneer u via de website een contact- of offerteaanvraag indient, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt.

We gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het behandelen van uw aanvraag, het onderhouden van het contact, en wanneer daar aanleiding toe is, voor het voorbereiden of uitvoeren van een samenwerking.

​

Niet iedere aanvraag leidt tot een opdracht. Ook in dat geval kunnen wij relevante zakelijke contactgegevens nog gedurende een beperkte periode bewaren, bijvoorbeeld om een eerdere aanvraag te kunnen terugvinden wanneer u later opnieuw contact met ons opneemt.​ We bewaren deze informatie niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor dat doel.

5. Klanten en zakelijke relaties

Wanneer u klant, leverancier, partner of contactpersoon van een organisatie bent, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor onze zakelijke relatie.

Denk bijvoorbeeld aan uw naam, functie, zakelijke contactgegevens, communicatie, afspraken, contractgegevens en administratieve informatie.

​

Wanneer gegevens onderdeel zijn van onze fiscale administratie, kunnen wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren. Voor basisgegevens uit de bedrijfsadministratie geldt in Nederland in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar.

6. Nieuwsbrieven en e-mail

Wanneer u zich vrijwillig inschrijft voor nieuws, updates of andere marketingcommunicatie van Viako, gebruiken we uw e-mailadres voor dat doel.

We bewaren daarbij ook informatie die nodig is om uw aanmelding en voorkeuren te beheren.

​

U kunt uw toestemming altijd intrekken. In iedere marketingmail die via ons e-mailsysteem wordt verstuurd, bieden we waar van toepassing een mogelijkheid om u af te melden.​ Voor nieuwsbrieven aan websitebezoekers is voorafgaande toestemming het uitgangspunt; de Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt eveneens dat bezoekers vooraf duidelijk moeten kunnen aangeven dat zij zo'n nieuwsbrief willen ontvangen.

​

Na afmelding gebruiken we uw gegevens niet langer voor deze communicatie. Het kan noodzakelijk zijn een minimale registratie van de afmelding te bewaren om te voorkomen dat u opnieuw ongewenste communicatie ontvangt.

7. Sollicitaties

Wanneer u solliciteert bij Viako kunnen wij onder andere uw naam, contactgegevens, curriculum vitae, motivatie, werkervaring, opleiding, beschikbaarheid en andere informatie verwerken die u zelf bij uw sollicitatie verstrekt.​ Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het beoordelen en afhandelen van de sollicitatie en eventuele vervolgstappen.

​

Wanneer een sollicitatie niet leidt tot een dienstverband, verwijderen we de sollicitatiegegevens na afloop van een passende bewaartermijn, tenzij u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren voor mogelijke toekomstige vacatures.

8. Cookies en websitegebruik

Onze website is gebouwd met Wix. Wix gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën die onder andere noodzakelijk kunnen zijn voor de werking, veiligheid en functionaliteit van het platform.

Daarnaast kunnen op de website (afhankelijk van de gebruikte functies en integraties) analytische, functionele of marketingcookies worden gebruikt.

​

Voor cookies en scripts waarvoor toestemming nodig is, vragen wij deze via onze cookiebanner voordat deze worden geactiveerd. Wix geeft aan dat bij een correct geactiveerde toestemmingsbanner aanvankelijk alleen essentiële cookies en scripts worden geladen; andere categorieën worden pas geactiveerd nadat de bezoeker hiervoor toestemming geeft.

​

Meer informatie over de cookies die op onze website worden gebruikt en hoe u uw voorkeuren kunt aanpassen, vindt u in onze Cookieverklaring.

9. Wix als dienstverlener

Viako gebruikt Wix onder andere voor:

  • hosting en beheer van de website;

  • CMS;

  • websiteformulieren;

  • CRM en contactbeheer;

  • leadbeheer;

  • e-mailfunctionaliteiten;

  • websiteanalyse en technische functionaliteit.

​​

Wix kan persoonsgegevens van bezoekers namens Viako opslaan en verwerken. Wix vermeldt daarbij dat gegevens van bezoekers van Wix-klanten namens en op aanwijzing van die klant worden verwerkt.​ Wix maakt voor zijn dienstverlening tevens gebruik van andere dienstverleners en subverwerkers. Deze partijen krijgen volgens Wix alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun specifieke functie.

10. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Omdat we Wix gebruiken, kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen buiten Nederland of buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

​

Wix.com Ltd. is gevestigd in Israël. Voor Israël bestaat een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor gegevensbescherming. Wanneer Wix persoonsgegevens naar andere landen overdraagt waarvoor geen passend beschermingsniveau is vastgesteld, vermeldt Wix daarvoor erkende beschermingsmechanismen te gebruiken, waaronder de toepasselijke Standard Contractual Clauses.

11. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen uw persoonsgegevens niet.

We kunnen persoonsgegevens wel delen met partijen wanneer dat noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening, bijvoorbeeld met:

​

  • Wix en de door Wix ingeschakelde subverwerkers;

  • IT- en technische dienstverleners;

  • accountants, administratieve dienstverleners of adviseurs;

  • partijen die ons ondersteunen bij communicatie of dienstverlening;

  • overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken;

  • andere partijen wanneer u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven.

​

Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens Viako verwerkt, maken we waar dat wettelijk nodig is afspraken over de bescherming en verwerking van deze gegevens.

12. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moeten bewaren. Dat sluit aan bij het uitgangspunt van de AVG dat organisaties zelf passende bewaartermijnen moeten bepalen en gegevens moeten wissen wanneer ze niet langer nodig zijn. De bewaartermijn kan daarom per verwerking verschillen.

​

In het algemeen geldt:

​

  • contact- en aanvraaggegevens: zolang deze redelijkerwijs nodig zijn voor contact en opvolging;

  • actieve klant- en relatiegegevens: gedurende de zakelijke relatie en zolang daarna noodzakelijk;

  • financiële en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar waar de wettelijke bewaarplicht van toepassing is;

  • marketinggegevens: totdat u zich afmeldt of de gegevens niet langer voor dat doel nodig zijn;

  • sollicitatiegegevens: gedurende de sollicitatieprocedure en daarna slechts zolang dit noodzakelijk of met u afgesproken is;

  • technische en cookiegegevens: afhankelijk van het type cookie, de ingestelde bewaartermijn en uw toestemming.

​

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we deze waar dat mogelijk is.

13. Hoe beschermen we uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongeoorloofde wijziging.

Daarbij kijken we onder andere naar:

​

  • het beperken van toegang tot persoonsgegevens;

  • het zorgvuldig beheren van accounts en toegangsrechten;

  • beveiliging van de systemen die we gebruiken;

  • zorgvuldige selectie van dienstverleners;

  • het regelmatig beoordelen van onze werkwijze;

  • het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens binnen onze organisatie.

​

Wix geeft aan technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe te passen op zijn platform en infrastructuur. Geen enkel digitaal systeem kan echter een absolute garantie tegen beveiligingsincidenten bieden.

14. Uw privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u op grond van de AVG verschillende rechten.

U kunt ons onder andere vragen om:

​

  • inzage in uw persoonsgegevens;

  • onjuiste gegevens te corrigeren;

  • persoonsgegevens te verwijderen wanneer daar recht op bestaat;

  • de verwerking van persoonsgegevens te beperken;

  • bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

  • gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in bepaalde gevallen over te dragen;

  • eerder gegeven toestemming in te trekken.

​

Welke rechten precies van toepassing zijn, hangt onder meer af van het doel en de juridische grondslag van de verwerking. De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat organisaties mensen duidelijk moeten informeren over deze rechten en een toegankelijke manier moeten bieden om een verzoek in te dienen. Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via: hallo@viako.nl

​

We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk betrekking heeft op uw persoonsgegevens. We vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

15. Klacht indienen

Heeft u een vraag of bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst gerust contact met ons op. We kijken graag samen naar een oplossing. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens. De AVG geeft betrokkenen dit recht naast de overige privacyrechten.

16. Links en sociale media

Onze website kan links bevatten naar websites en sociale mediaplatforms van andere organisaties, bijvoorbeeld LinkedIn, Instagram of Facebook. Wanneer u zo'n externe website bezoekt, is de privacyverklaring van die organisatie van toepassing. Viako bepaalt niet hoe deze externe partijen zelfstandig met uw persoonsgegevens omgaan.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening en website blijven zich ontwikkelen. Daardoor kan het nodig zijn deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen, bijvoorbeeld wanneer we andere digitale systemen gebruiken of onze werkwijze verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bovenaan deze pagina vermelden we wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

18. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van een privacyrecht?

​

Neem dan contact op via:

​

Viako

Hoofdweg 146

9421PB Bovensmilde
hallo@viako.nl

​

​

​​

​

​

​

​

​

​

Laatst bijgewerkt: 11 augustus 2026

bottom of page